In diesem Artikel soll es um Gründe gehen, Access zu benutzen. Welche Vorteile hat Access gegenüber anderen Möglichkeiten der Datenbank-Programmierung?

Access ist ein Datenbankbetriebssystem, d.h., es hat nicht nur alle Werkzeuge an Bord, eine Datenbank zu erstellen, sondern auch solche, diese Datenbank zu “betreiben”. Das heißt, mit Access können die Tabellen der Datenbank auf die verschiedenste Weise abgefragt, dargestellt, miteinander verbunden und kombiniert werden. Es kann ein Arbeitsfluss der Eingabe und Ausgabe erstellt werden, der grafischen Visualisierung, des Exports etc..

Im Unterschied dazu wird gemeinhin eine Datenbank auf einem Datenbankserver installiert, und in einem zweiten Schritt mit einer Programmiersprache ein UI (=User Interface, = Benutzeroberfläche) geschaffen, die auf diese Datenbank zugreift. Insofern greift der Begriff “Datenbank”, den man mit Access verbindet, zu kurz. Denn die Logik der Formulare, Reports und Abfragen, die in Access enthalten sind, geht über eine reine Datenbank hinaus, sondern hat eher den Charakter einer programmierten Büro-Anwendung.

Als integriertes Tool für das Erstellen von Büro-Anwendungen mit einem Schwerpunkt auf Datenbankverwendung ist MS Access ziemlich einzigartig. Es ermöglicht die schnelle und effektive Erstellung von Büro-Anwendungen, mehr als alle anderen Tools auf dem Markt.

von der Tabelle über das Eingabeformular zum Bericht

Vorteile von MS Access

Mit Access lassen sich schnell ganz vernünftige Ergebnisse erzielen. Access bringt wie gesagt alle Tools mit, die zur Gestaltung von Formularen, Reports, Abfragen nötig sind. Natürlich bedarf es einiger Erfahrung diese zu benutzen, ähnlich jedem anderen Programm, aber letztendlich sind diese Tools ausgereift und stabil, und passen sich in die allgemeine Windows-Nutzererfahrung ein. Auf diese Weise kann der User intuitiv mit Access arbeiten.

Formulare können mit wenigen Mausklicks zusammengestellt werden. Es gibt eine graphische Oberfläche für das Erstellen von Formularen, Abfragen und Reports. Dennoch liegt der Teufel natürlich im Detail – wie eine Datenbank strukturiert wird, welche Möglichkeiten und Erfahrungen es mit der Benutzung der Steuerelemente gibt, das weiß der Laie zunächst nicht. Die Möglichkeiten von Access werden erst richtig genutzt, wenn man über dieses Wissen verfügt und die Möglichkeiten der Programmierung nutzt.

Access bringt seine eigene IDE mit, also eine eigene Entwicklungsumgebung das Programmieren von Anwendungen (IDE=Integrated Development Environment). Die Computersprache Visual Basic wurde insofern modifiziert, dass sie speziell für den Betrieb von MS-Access-Anwendungen vorbereiten ist. Man nennt das Visual Basic for Applications, kurz VBA. Dieses Visual Basic für Anwendungen gibt es für Access, wie auch für Excel und Word. Es ist eine recht gute Idee und erleichtert das Entwickeln für Anwendungen sehr. Das Programmieren von Access ist es, was Access eigentlich attraktiv macht, auch wenn man mit Formularen, schnell erstellbaren Makros etc., schon recht weit kommt.

Durch Programmieren kann man in die Formularen alle möglichen Funktionen und Datensichten einfügen, mit Formeln Werte anzeigen oder einfügen lassen, oder den Büro-Arbeitsfluss optimieren.

Kurz: Access kommt mit einer Fülle in sich abgestimmter Funktionen und Arbeitsgeräte, einer eigenen IDE und sogar einer eigens angepassten Programmiersprache. Das führte dazu, dass MS Access in der Wirtschaft eine unheimliche Verbreitung erfuhr. Viele Betriebe, auch große Betriebe, nutzten und nutzen MS Access.

Access als Entwicklungstool

Access eignet sich hervorragend als Entwurf-Werkzeug für eigene Anwendungen.

Mit Access kann man in kürzester Zeit, viel schneller als mit anderen Softwaretools, einen Anwendungs-Entwurf erstellen, der ganz auf die eigenen Zwecke abgestimmt ist. Alles was es braucht ist bereits an Bord, eigene Tabellen sind im Handumdrehen erzeugt, Datensichten (Formulare) erstellt, und so weiter.

Oft ist es so, dass Betriebe ihre eigene spezifische Arbeitsweise in einer Anwendung abgebildet haben möchten. Die Schwierigkeit einer solchen Anwendungsentwicklung liegt zunächst darin, sich über die Einzelheiten des betrieblichen Ablaufs klar zu werden, und diese datenbankmäßig in eine Struktur von Tabellen und Funktionen zu gießen. Dies erfordert erfahrungsgemäß Zeit und Beschäftigung mit der Materie, und eine hoch flexible Datenbankanwendung, die sich schnell und unkompliziert erstellen und anpassen lässt.

Hierfür ist Access hervorragend geeignet. Modifikationen lassen sich im Handumdrehen realisieren. Auch wenn man sich später dafür entscheidet, die Datenbank aus dem Access-eigenen Format accdb in eine SQL-Server-Datenbank umzuwandeln, oder vielleicht MySQL, ist Access als Entwicklungstool eine hervorragende Wahl. Aus dem occdb Datenbankformat lässt sich recht unkompliziert in ein anderes Datenbankformat exportieren.

Funktionsumfang von MS Access

Die praktische sofortige Nutzbarkeit von Access führte und führt dazu, dass Datenbank-Nutzer ihre eigenen Erfahrungen mit Access begannen – dabei kommt es naturgemäß zu vielerlei umständlichen Automatisierungen oder falschem Design. Access ist letztendlich nicht einfach, auch wenn es zunächst so aussieht. Es ist ein umfangreiches und universell einsetzbares Programm, ähnlich einem Schweizer Taschenmesser der Informatik. Doch, um diese Vielseitigkeit nutzen zu können, muss man Access richtig beherrschen. Dem Nutzer stellt es sich manchmal so dar, als sei Access in seinen Möglichkeiten eingeschränkt. Doch das ist meist nicht so. Access stehen die allermeisten Möglichkeiten er .Net-Welt, also der Microsoft-Entwicklungsumgebung, offen.

Mit Access kann man große Datenmengen verwalten, so gesehen ist Access absolut geeignet für den Bedarf der allermeisten mittelständischen Anwendungen. Selbst sehr große Betriebe nutzen Access seit vielen Jahren erfolgreich.

Man kann Access auch als Frontend zu einer beliebigen relationalen Datenbank betreiben. Beispielsweise gibt es über Datenbanktreiber die Möglichkeit, Access an eine SQL-Server-Datenbank anzubinden, oder an MySQL, oder MariaDB, oder auch OracleDB. Access kann so gesehen zu einer mobilen Anwendung werden, auch wenn Access zuerst als lokale- bzw. LAN-Anwendung (lokales Netzwerk) vorgesehen war.

Access ist ein rundum gelungenes, stabiles Softwaretool mit einer sehr großen Verbreitung, universellen Anwendungsmöglichkeiten und einem ungewöhnlich hohen praktischen Nutzwert.